W małej firmie serwerownia zwykle wygląda tak: komputer stojący w kącie biura albo na zapleczu sklepu, do którego nikt nie podchodzi, dopóki działa. Na nim baza Subiekta, w niej cała historia sprzedaży, magazyn i rozrachunki z klientami. Kopia zapasowa — jeśli w ogóle istnieje — leży na pendrivie w szufladzie albo na dysku zewnętrznym podpiętym do tego samego komputera.
To nie jest krytyka. To po prostu opis rzeczywistości większości firm zatrudniających od dwóch do dziesięciu osób, w których nikt nie zajmuje się IT, bo wszyscy zajmują się prowadzeniem biznesu. Pytanie brzmi, czy przy takiej skali przenoszenie InsERT do chmury ma sens, czy jest to rozwiązanie dla większych.
Odpowiedź jest niewygodna dla intuicji: im mniejsza firma, tym zwykle większa różnica.
Co dokładnie oznacza InsERT w chmurze
Nie chodzi o zmianę programu. Subiekt GT, Subiekt nexo, Rewizor, Rachmistrz czy Gratyfikant zostają dokładnie takie, jakie znasz — te same ekrany, te same skróty klawiszowe, te same dokumenty. Zmienia się tylko miejsce, w którym program działa: zamiast na komputerze w biurze, pracuje na serwerze w profesjonalnym centrum danych, a Ty łączysz się z nim przez internet.
Dla pracownika oznacza to jedną różnicę: zamiast klikać ikonę Subiekta, klika ikonę połączenia zdalnego, a potem pracuje tak jak zawsze.
Pięć sytuacji, które znasz z własnego podwórka
Teoria brzmi abstrakcyjnie, więc konkrety.
Księgowa pracuje z domu dwa dni w tygodniu. Dziś oznacza to albo przesyłanie plików mailem, albo dojazd do biura po dane. W chmurze loguje się z domu do tej samej bazy, na której pracuje wszyscy inni.
Prowadzisz sklep i magazyn w dwóch lokalizacjach. Bez chmury każda lokalizacja ma własną bazę i comiesięczne uzgadnianie stanów. Z chmurą jest jedna baza i jeden stan magazynowy, widoczny w obu miejscach w tej samej sekundzie.
Jesteś w trasie u klienta i musisz sprawdzić dostępność towaru. Telefon do biura z pytaniem „sprawdź mi, ile mamy” przestaje być potrzebny.
Zatrudniasz osobę na sezon. Nowe stanowisko to zgłoszenie do dostawcy, a nie zakup komputera, instalacja programu i konfiguracja połączenia z bazą.
Pada komputer, na którym stoi baza. To jest ten scenariusz, o którym nikt nie chce myśleć. W wariancie lokalnym oznacza kilka dni przestoju, panikę wokół backupu i realną szansę na utratę części danych. W chmurze pracownik siada przy dowolnym innym urządzeniu i loguje się dalej.
Ile to kosztuje w porównaniu z własnym serwerem
Przy małej skali łatwo ulec złudzeniu, że własny sprzęt jest tańszy, bo „już go mamy”. Warto policzyć uczciwie.
| Pozycja | Własny serwer | Chmura |
|---|---|---|
| Sprzęt | Kilka do kilkunastu tysięcy złotych co 4–5 lat | 0 zł |
| Licencje serwerowe (Windows Server, dostępy) | Kilka tysięcy złotych | w abonamencie |
| Zasilanie awaryjne, zabezpieczenia | 1–2 tys. zł | w abonamencie |
| Prąd i chłodzenie | Kilkadziesiąt zł miesięcznie | 0 zł |
| Informatyk (aktualizacje, awarie, backup) | Stawka godzinowa, kilka razy w roku | w abonamencie |
| Koszt przestoju przy awarii | Dni pracy firmy | Minuty |
Wartości są orientacyjne i zależą od konfiguracji, ale kierunek jest stały: rozłożony na miesiące koszt własnej infrastruktury dla trzech–pięciu stanowisk zwykle wychodzi wyżej niż abonament, a do tego jest nieprzewidywalny — bo awaria nie pyta o budżet.
Usługi hostingowe dla InsERT startują w okolicach dwustu złotych netto miesięcznie i skalują się z liczbą stanowisk. Co istotne dla małych firm, koszt w przeliczeniu na jednego użytkownika spada wraz ze wzrostem pakietu, więc pięć stanowisk wypada korzystniej per osoba niż trzy.
Czego mała firma przestaje robić
To często ważniejsze niż same pieniądze:
- nie kupuje i nie wymienia serwera,
- nie pilnuje kopii zapasowych ani nie zastanawia się, czy w ogóle działają,
- nie instaluje aktualizacji przed terminami KSeF czy zmianami w JPK,
- nie martwi się, co się stanie przy zalaniu, pożarze albo włamaniu do biura,
- nie przewozi sprzętu przy przeprowadzce do nowego lokalu,
- nie szuka informatyka w piątek po południu.
Dla właściciela, który sam jest handlowcem, kadrowym i działem IT w jednej osobie, to realny zwrot czasu.
Kiedy chmura nie jest Ci potrzebna
Uczciwie: nie każda mała firma musi migrować.
Jeśli jesteś jednoosobową działalnością, pracujesz zawsze z jednego komputera, wystawiasz kilkanaście faktur miesięcznie i nie prowadzisz magazynu — lokalna instalacja w zupełności wystarczy. Zadbaj tylko o sensowną kopię zapasową poza tym komputerem, bo to jedyne realne ryzyko, jakie ponosisz.
Chmura zaczyna mieć sens od momentu, w którym z systemu korzysta więcej niż jedna osoba, albo gdy choć raz w tygodniu potrzebujesz dostępu spoza biura.
Od czego zacząć
- Policz stanowiska. Ile osób pracuje w programie jednocześnie, a nie ile osób ma go zainstalowanego.
- Sprawdź rozmiar bazy. Ośmioletnia baza firmy handlowej potrzebuje innych zasobów niż roczna baza usługowej.
- Zrób listę urządzeń. Drukarka fiskalna, drukarka etykiet, kolektor danych, terminal — zapytaj o nie zanim podpiszesz umowę.
- Poproś o demo i przetestuj na własnych dokumentach, w godzinach największego ruchu.
Gdzie szukać dostawcy
Wybór firmy hostingowej ma przy tej skali większe znaczenie niż wybór samego oprogramowania, bo to od niej zależy wydajność, bezpieczeństwo i to, czy ktoś odbierze telefon w poniedziałek rano. Wśród dostawców wyspecjalizowanych w polskich systemach ERP warto rozważyć Itmation — wrocławską spółkę z ponad dekadą doświadczenia, autoryzowanego partnera InsERT, obsługującego ponad 600 klientów, w dużej mierze właśnie małych i średnich firm. Przeniesienie licencji, którą już masz, zajmuje zwykle od jednej do czterech godzin i nie wymaga kupowania oprogramowania po raz drugi, a ceny zaczynają się od 161 zł netto miesięcznie. W abonamencie mieszczą się kopie zapasowe na osobne macierze, monitoring środowiska 24/7, bezpieczny dostęp przez RDP Gateway i wsparcie techniczne po polsku — czyli dokładnie te elementy, których mała firma nie jest w stanie zapewnić sobie samodzielnie w rozsądnym budżecie.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję szybkiego internetu? Wystarczy stabilne, przeciętne łącze. Przez sieć przesyłany jest obraz ekranu, a nie cała baza danych. Warto mieć zapasowe łącze LTE — kosztuje kilkadziesiąt złotych miesięcznie i eliminuje jedyne realne ryzyko tego modelu.
Czy stracę dotychczasowe dane? Nie. Przenoszona jest cała baza wraz z historią dokumentów, w takim stanie, w jakim ją zostawiasz.
Czy mogę wrócić do pracy lokalnej? Tak. To Twoja licencja i Twoja baza — kwestię odzyskania danych warto jednak mieć zapisaną w umowie.
Czy drukarka fiskalna zadziała? Przy odpowiedniej konfiguracji tak, ale to pytanie trzeba zadać dostawcy przed podpisaniem umowy, bo nie każdy się tego podejmuje.
Podsumowanie
Chmura nie jest rozwiązaniem dla korporacji, które mała firma sobie „dokłada”. Jest odwrotnie: to duże firmy mają własne serwerownie i ludzi, którzy się nimi zajmują. Mała firma nie ma ani jednego, ani drugiego — i właśnie dlatego zyskuje na przeniesieniu najwięcej.
Jeśli InsERT sprawdza się w Twojej firmie, nie zmieniaj systemu. Zmień miejsce, w którym on stoi — z komputera na zapleczu na serwer, którego pilnuje ktoś inny.
